প্রফেশনাল ক্ষেত্রে কিভাবে একটি ইমেইল লিখবেন?

February 17, 2021 9:18 pm

তাসনিয়া আফরোজঃ

প্রফেশনাল ক্ষেত্রে ইমেল একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় ।ইমেইলকে ফরমাল বা প্রফেশনালি লিখতে গেলে টোন (Tone ) খুবই গুরুত্বপূর্ণ বিষয় ।আপনি যদি সঠিকভাবে লেখার টোন(Tone)টি ব্যবহার করতে না পারেন তবে এটা শুনতে অভদ্র বা আনপ্রফেশনাল লাগবে।

Tone বিষয়টা হচ্ছে আপনি কতটা ফর্মাল বা ইনফর্মাল এবং কতটা ডিরেক্ট বা ইনডিরেক্ট ভাবে আপনার ইমেইলকে সাজিয়ে লিখছেন।
টোন বিষয়টা সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে পরিবর্তন হবে।

আমরা সাধারণত তিন ধরণের ইমেইল করে থাকিঃ

১-ফর্মাল (Formal )
২-ন্যাচারাল (natural)
৩-ইনফর্মাল(Informal )

কিছু উদাহরণ দেওয়া হলো নিচে:-

ফর্মাল ইমেইল
_
Dear Mr. Andersen ,
I am writing regarding the project meeting that is schedule for Tuesday .

ন্যাচারাল ইমেইল_
Allan,
I’m writing about the project meeting on Tuesday .

ইনফর্মাল ইমেইল_
Hey Al,
About the project meeting on Tuesday .

ফর্মাল ইমেইলের ক্ষেত্রে tone মেইন্টেইন করা জরুরী ।নিচে কিছু ফর্মাল টোন সম্পর্কে ধারণা দেওয়া হলো:
__ I am writing about এর পরিবর্তে I am writing regarding .

_give more details এর পরিবর্তে provide more details .

_talk about এর পরিবর্তে discuss .

_If you have time এর পরিবর্তে at your convenience

_Thank You এর পরিবর্তে I appreciate

_Tell you এর পরিবর্তে inform You

_chance এর পরিবর্তে opportunity

_ let এর পরিবর্তে permit

_ last এর পরিবর্তে previous

_Give এর পরিবর্তে provide

_About এর পরিবর্তে regarding

_Ask for এর পরিবর্তে request

_Need এর পরিবর্তে required

best regard এর পরিবর্তে sincerely

এবার আলোচনা করবো আপনি ইমেইলে কোন ক্ষেত্রে আপনার প্রশ্ন বা মতামতকে ডিরেক্টলি ব্যবহার করবেন এবং কোন ক্ষেত্রে আপনার প্রশ্ন বা মতামতকে ইনডিরেক্টলি ব্যবহার করবেন।

যদি আমরা কোনো কিছু নিয়ে রিকুয়েস্টেড ইমেইল পাঠাই এবং তা যদি কোনো রুটিন মেইন্টেন করে এবং সাধারণ
( বিশেষ কিছু না এমন হয়) তবে সেক্ষেত্রে আমরা ডিরেক্টলি লিখবো।

এবং যদি কোনো কিছু নিয়ে রিকুয়েস্টেড ইমেইল পাঠাই তা যদি স্পেশাল কিছু হয় এবং তা কোনো রুটিন মেইন্টেইন করার মতো কিছু না হয় তবে সেক্ষেত্রে ইনডিরেক্টলি লিখবো।

উদাহরণ _যদি আমি কোনো clothing company এর কাছে তাদের কাপড়ের ক্যাটালগ চেয়ে রিকুয়েস্ট ইমেইল পাঠাই তবে তা কেমনভাবে হবে ? ডিরেক্ট নাকি ইনডিরেক্ট ?
অবশ্যই ডিরেক্টলি ,কারণ এটি একটি নিয়ম এবং যা সাধারণ।

ইমেইলে আমরা বিজনেস বা প্রফেশনাল কাজে আমাদের কলিগ অথবা বসকে বিভিন্ন সময় কিছু সাজেশন দিয়ে ইমেইল করে থাকি ।
সেক্ষেত্রেও direct /indirect বিষয়টা মেইনটেইন করতে হবে।
আপনি এমন কোনো সাজেশন যদি দিয়ে থাকেন এবং বুঝতে পারেন তা গ্রহনযোগ্য হবে ঐ সময় অনুযায়ী তবে তাতে ডিরেক্টলি লিখবেন ।

এবং আপনি যদি আপনার প্রদত্ত সাজেশনের গ্রহণযোগ্যতা নিয়ে সন্দিহান থাকেন তবে তা ইনডিরেক্টলি লিখুন।
ধরুন আপনি অফিশিয়াল কোনো মিটিং সন্ধ্যা ৬ টায় নিতে চেয়ে সাজেশন পাঠান সেক্ষেত্রে কথাটা ইনডিরেক্টলি লিখবেন ।
যেমন__I want to suggest that we move our weekly meeting to 6.00 pm on Friday .Would it be possible to move the meeting to 6.00 pm on Friday ?

এক্ষেত্রে যেভাবে লিখবেন না (অথাৎ directly)__ যেমন__I want to suggest that we move our weekly meeting to 6.00 pm on Friday .let’s move the meeting to 6.00 pm on Friday.

কোনো পজিটিভ অপিনিয়ন(positive opinion) লেখার ক্ষেত্রে অবশ্য ডিরেক্টলি লিখবেন ।
কিন্তু কোনো নেগেটিভ অপিনিয়ন(Nagative opinion )লেখার ক্ষেত্রে ইনডিরেক্টলি লিখবেন ।
যেমন:
যেভাবে বলবেন __.It appear that we might not be able to give any salary increase this year.

যেভাবে বলবেন না__Maybe we can’t give any salary increase this year .

আরও কিছু উদাহরণ দিয়ে direct /indirect এর বিষয়টা আরও ক্লিয়ার করছি __

direct : can I……. ?
Indriect : Would I able to……..?

Direct: could you…… ?
Indirect: Would it be possible for you to…….?

Direct: please let me…….?
Indirect:would you be able to let me…….?

Direct: It will be late………?
Indirect: It might be late……?

ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে উপরোক্ত ফর্মালিটি গুলো প্রফেশনাল ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ।